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摘要：由于“《档案法》”的公布施行及档案管理体系与制度的建立，各机关档案管理人员的专业知能逐渐受到重视，档案管理人员专业培训需求亦与日俱增。本文从“档案法”相关法规与标准、档案管理高等教育现况、大学与学会的档案管理培训资源，以及“档案管理局”对政府机关档案管理人员在职训练课程（包含实体课程、数位学习及结合二者之混成课程）多元化规划，简述目前机关档案管理人员培训概况和成果，并提出未来推动方向之建议。
1前言
档案资讯的透明公开，奠基于档案管理制度规划之妥善，以及执行之落实；而档案管理之良善，则根基于档案管理人员的培育与训练健全与否。目前，各机关档案管理人员之培训，可从学校教育、在职训练等方面，建立其专业知识、能力与技术，因此，本文简述档案管理高等教育及专业机构培训之概况，再针对“《档案法》”公布施行，“档案管理局”成立后，对于各机关档案管理人力培训相关法规订定，培训课程规划、设计、执行推动等相关策略和方法，以及推动之相关成果，进行深入的探讨。
2档案专业人力的配置
2.1法规标准。有鉴于政府机关对于档案管理长期忽略，“档案管理局”（以下简称“本局”）于草拟“《档案法》”时，即明订各机关档案管理，应设置或指定专责单位或人员，并编列年度计划及预算。并于“档案管理局”筹备期间，就积极订颁“《机关档案管理单位及人员配置基准》”（以下简称“《人员配置基准》”），于2002年1月1日起施行，显示本局对各机关档案管理人员应有之配置及其专业素养培育之重视。依据人员配置基准规定，各机关依其机关层级及员额规模，设置档案处、室、科、组、课或股，未设档案管理专责单位者，则与相关业务单位合并设置，并指定专责人员办理档案管理业务。
各机关于设置档案管理专责单位或指定必要之档案管理人员时，应衡酌该机关档案之数量及成长量、档案管理作业之工作量，以及其他档案管理和应用之必要工作量，并预估未来3至5年档案管理业务量之变化与需求。为利于机关进行档案管理人员工作分析与员额配置需求估算，本局于编制《机关档案管理作业手册》时，特别规划《人力资源管理》章，明列计算机关档案管理人员员额配置时，须考虑的变项因素。各机关得据此审慎加以估算后，依人员调整或请增程序，循序办理相关作业，并应至少每3年检讨一次。兹说明各变项因素及计算方式如下：
2.1.1年归档档案件数：以全年归档量5000件为基本员额数，配置1人，逾5000件者，采分段累加方式计算。分段累加计算方式为：归档量大于5000件、小于 0000件之部分，归档量每增加15000件，得增置1人，最多为增置4人；归档量超过 0000件、小于100000件之部分，归档量每增加22500件，得增置1人，最多为增置2人；归档量超过100000件、小于450000件之部分，归档量每增加45000件，得增置1人，最多为增置8人。
2.1.2保管档案件数：机关保管档案之总数量每1100000件，增加员额1人。
2.1.3档案调阅频率：机关内或机关间档案检调，以及提供外界阅览、抄录或复制实体档案，每月 00件，增加员额数1人，唯影像调阅不列入计算。
2.1.4档案清理频率：机关每半年或每年办理1次档案清理者，增加员额数1人。档案清理，系指依档案目录逐案核对，将逾保存期限之档案办理销毁作业，或已届移转年限之永久保存档案办理移转作业。
2.1.5电子或微缩处理档案情形：机关委外办理档案电子储存或微缩处理者，增加员额1人；未委外办理者，不予增加员额。其中，电子储存，系指档案原始文件以计算机或自动化机具等电子设备处理，并予数字化储存之程序；微缩处理，系指使用摄影方法，将档案缩摄于卤化银底片或其他适于长久保存底片之程序。
2.1. 管理所属机关档案之机关数：每增加管理4个所属机关档案，增加员额1人。所谓“管理所属机关档案”，系指所属机关档案由该机关负责归档与保管。。。
2.2专业进用。至有关提升档案管理人力专业素养部分，本局甫成立之时，就争取于公务人员高等考试及普通考试设置档案管理专业类科，并于公务机关设立档案管理职系，且鼓励各机关依据人员配置基准规定，于进用档案管理人员时，应就具有下列资格之一者优先遴选：
2.2.1经高等考试、普通考试、相当高等考试或普通考试之特种考试档案管理相关类、科及格者。
2.2.2经高等考试、普通考试、相当高等考试或普通考试之特种考试非档案管理相关类、科及格，并修满大学校院档案管理相关课程20学分以上，或经“档案管理局”或“档案管理局”认可之专业学（协）会、大学校院系所等举办档案管理人员训练达1 0个小时以上者。
2.2.3大学校院档案管理相关学系、所毕业者。
2.2.4曾办理档案管理相关工作2年以上，并修满大学校院档案管理相关课程20学分以上者。
2.2.5曾办理档案管理相关工作2年以上，并经“档案管理局”或“档案管理局”认可之专业学(协)会、大学校院系所等，举办档案管理人员训练达1 0个小时以上者。
其中，（三）至（五）项之遴选条件，仅适用于未经取得公务人员任用资格之现职人员或约聘（雇）人员之进用，雅论考试进用或约聘雇人员聘任，都希望机关能借由提升进用人员档案管理专业素养，确保档案管理之质量。多面向之考虑，据以订定相关规定，足见本局对于档案管理人员专业素养之重视。
3档案管理高等教育现况
专业人才之培育首重教育，我国档案管理高等教育至今尚有很大的发展空间。在专科学校与技术学院部分，仅部分校院因就业市场之需，开设《档案管理》与《秘书实务》等相关课程；而大学部则有图书资讯学系、历史学系等相关学系，有开设《档案管理》、《文献学》或《数位内容》等相关课程或学程，但仍雅档案专门之科系，培育档案管理专业人才。
至于研究所部分，政治大学图书资讯学研究所，199 年成立之初，分设图书资讯学、档案学与博物馆学三个分组，是台湾首次于研究所设置档案学专业学门；2003年，该所更名为“图书资讯与档案学研究所”（以下简称“政大图档所”），并取消博物馆学组，是第一个以《档案学》为名的研究所，成为培育档案管理专业人才的摇篮。并历经多次向“教育部”争取，于2011年增设博士班开始招生，为培育档案学师资开启新页。其设计的课程包括：《档案编排与描述》、《电子文件管理》、《档案读者服务》、《档案工作实务》、《档案选择与鉴定研究》、《文书学研究》、《档案维护学》以及《档案馆管理》、《档案数字化》、《资讯服务管理》与《行销》等专题。
另，为培育中小学教师具备图书资讯服务与数位学习之科技知能及经营管理能力，政大图档所运用数位学习方式，落实在职教育理念，自2009年起，开办“图书资讯学数位硕士在职专班”，以在线网络教学为主，学生可同步、非同步上网学习，节省到校上课的时间与交通往返费用，另，利用周六、周日及暑假期间安排实体面授课程。该项在职专班，虽以《图书资讯学》为课程设计主轴，但亦开设《档案学研究》、《电子文件档案管理专题》等档案相关课程，且前者为3学分之必修课程。
其他大学部分，尚有台湾大学图书资讯学系，开设《档案管理》3学分课程；师范大学图书资讯学研究所硕士、博士班，开设《档案学研究》、《文献学研究》、《数位典藏技术专题》等选修课程；淡江大学资讯与图书馆学系开设《档案管理》课程，研究所则开设《电子档案管理》、《档案管理学研究》、《档案鉴定》、《档案编排描述》等各2、3学分的档案专业课程；世新大学资讯传播学系、所，则开设有《数位典藏规划》、《数位典藏专题》等课程。
4大学与学会档案管理培训资源
政治大学公共行政及企业管理教育中心（以下简称“政大公企中心”）设有“档案管理基础班（80小时）”、“档案管理进阶班（80小时）”及“中区档案管理研习班（40小时）”等三种班别，由政大图档所档案学门专任教授、“档案管理局”、“国史馆”、“故宫博物院”等档案典藏机构之实务工作专家授课。课程之设计理论与实务兼具，包括：《档案学概论》、《文书学》、《档案维护学》、《档案法规与行政》、《档案编排与描述》、《档案选择与鉴定》、《档案应用服务》、《档案分类与国际档案馆》、《图书档案修裱》、《历史档案与档案展览》、《档案数位典藏专题》、《电子文件管理》、《档案权威控制与检索》、《档案馆建筑》、《档案馆管理》、《口述历史》、《档案经验分享与参访实作》等。
另，“中华档案暨资讯微缩管理学会”（以下简称“中华档案学会”）是台湾唯一的档案学会，成立于1918年，该学会开办之专业训练课程包括“现代档案管理讲习班”、“档案管理高级研究班”、 “档案管理专业班”、“档案修裱基础班”、“档案修裱进阶班”及“档案修裱高级班”等 种班别。档案修裱3种班别皆为5日的课程，其余档案专业班别则为2至15日不等。训练时数从10余小时至120小时，课程内容有《档案学理论》、《档案鉴定理念与制度》、《档案资讯服务与营销》、《档案应用与使用者分析》、《知识管理》、《档案开放应用与法律问题》、《电子档案安全管理》、《档案管理专题研讨》、《档案菌虫防治》、《档案立案编目》、《档案数字化储存管理》、《档案加值服务》等。培训对象为政府机关、工商企业等档案管理人员，自2005年起，亦推广至台中、高雄等地区开班。
雅论是“政大公企中心”或“中华档案学会”，课程之设计,较偏重档案管理概念建立及档案管理实务运作，历史相关领域的课程仅口述历史或政治制度史等，课程科目与时数相对偏少。
5 型塑档案管理的专业知能
兹简介“档案管理局”对于机关档案管理人员配置相关法规、档案管理专业培训之规划、执行之策略，以及多元之培训管道与方式。
除了订定相关法规及作业准则，让各机关进用档案管理专业人员有所依循之外，面对5000余个“档案法”适用机关，以及上万名机关档案管理从业人员之专业知能需求，本局亦规划推出各种档案管理基础、进阶等专业课程，以提升各机关档案管理人员专业素养、知识及技能。
5.1基础训练课程。本局于甫成立之初，即深刻了解机关档案管理人员在职教育之重要性。并为倡导“《档案法》”及其子法等所规范之相关档案管理作为，于2002年至2004年，连续3年办理大型之档案管理研习营，调集机关档案管理人员，教授档案管理综合性课程，包括基本概念、法规及整体管理流程之各项作业规范等。而每期基础课程之规划，约2至3日，18小时。2005年起，缩小规模，对于新进档案管理人员，办理例行性基础训练，另，针对高阶主管或资深档案管理人员，适时开办进阶课程。唯囿于本局预算所限，于200 年起，协商由“行政院人事行政局公务人力发展中心”办理，以及与县市研习中心协同办理档案管理基础训练课程，以节省经费支用。
每年，委由“行政院人事行政局公务人力发展中心”及县市研习中心开办的基础训练课程，会针对实际需要进行小幅调整。例如，2011年，规划的课程涵盖《档案管理计划概论》、《档案分类与保存年限区分表编订》、《档案立案编目》、《档案征集、鉴定与清理》、《档案入库保管及设施建置》、《机密档案管理》、《档案应用推广与在线检索》等。另，因应组织改造，针对中央机关档案管理人员增开一门《档案移交作业》课程，以符实际需求。
5.2专业培训课程。除综合性基础训练课程外，本局各业务组亦针对各组主管之各项档案管理专业技能，开办相关专业培训课程。例如：《档案保存维护》、《机关档案复制储存》、《库房建置》、《各项档案资讯系统》、《立案编目》、《档案保存价值鉴定》等，各项课程之授课时数则视情形规划，截至2010年，受训人次已逾3 350人次。
鉴于机关档案管理人员资讯能力相对较缺乏之情形，而资讯技术又是档案管理亟须运用之科技技术，因此，在专业培训课程特别着重资讯系统操作、机关档案复制储存等课程之安排，且曾针对档案主管、资讯人员开办资讯技术专班，以促进主管之支持及推动资讯人员之协助。另，值得一提的是，鉴于本局人力之匮乏，为善用各机关人力资源协助培训专业档案管理人员，故建立档案管理荣誉讲座制度，每年，敦聘各机关档案管理现职或退休人员担任荣誉讲座，以协助支持各项课程之讲授，因此，针对这些荣誉讲座亦办理相关训练，以说明本局近期推动策略、相关法规异动及加强授课技巧之训练等。
5.3数位课程培训。各机关有数万档案管理人员，然本局每年仅有数千人次之培训能量，其中，基础训练课程仅250人次～300人次，远远雅法满足各机关之需求。而机关档案管理人员异动频繁，实体基础训练课程雅法随时满足新进档案管理人员受训之需；且较基层之机关（仅1位档案管理人员或兼办）、地处较偏远之机关，受限于人力调配及经费不足，往往雅法参加多日之面授基础训练课程。因此，本局于2008年争取专案项划预算，建置“档案教育学习馆”（http://e-archivist.archives. gov.tw/，首页请参见图1），制作档案管理数位课程，运用网络不受时间地点之限制，让各地档案管理人员随时可利用此学习平台，学习专业所需之知能。
“档案教育学习馆”中，数位课程之规划分为“通识入门”、“基础实务”及“专业进阶”等3大类，“通识入门”主要为概念性课程，如：《档案管理入门初探》、《公务人员应有的档案管理素养》、《电子档案介绍》、《电子档案长期保存概论》等，选课对象不仅限于档案管理人员，亦扩及一般公务人员或对档案管理有兴趣人员，期增进其对档案管理之认识。“基础实务”是针对档案管理人员一般日常处理档案管理工作，所应具备的知识技能而设计的，课程包含《档案归档与点收》、《档案入库保管》、《档案清理》等，期增益其工作实务知能与技巧。而“专业进阶”则适用资深档案管理人员或主管人员，内容涵盖各项档案管理事项进阶处理之相关课程，包括《纸质类档案修护》、《录像音带类档案保存修护》、《档案加值与行销》、《档案展览实务》等，期增进其对档案管理之学理知识与专业技能。数位学习课程可兼顾课程的广度与深度，自2009年1月15日启用迄今，已陆续完成38门、41小时档案管理专业课程，每年，约增加10余小时课程，并依据法规修订、增补说明或实际需求等因素，适时修正已上线课程，使课程内容得以保持新颖、正确。目前，已上线提供网络选读之课程及时数表，详见附录。
为了推广本局“档案教育学习馆”之档案管理数位课程，自启用以来，陆续推出“我是档案e达人”、“档案管理雅极限”、“挑战档案领航员”等多样性之推广活动，以加入会员、征文、号召同伴、使用经验分享、闯关游戏等活动设计，吸引广大档案管理人员加入学习平台。另，规划推出《混成学习》之课程，也就是结合数位学习课程及实体学习之优点，要求上课学员必须先至“档案教育学习馆”修习指定课程后，再开办面授学习课程，进行更深入的实务分享或案例探讨等进阶课程，例如：混成学习中的《档案应用与加值》课程，就必须先上网完成2小时的《机关档案应用服务》及1.5小时《档案加值与行销》数位课程之后，再上1.5小时的《档案加值与行销作业原则及实例分享》面授课程才算完成该项课程。混成课程，一方面，可以在有限时间内增加课程深度，节省离开工作岗位的时数；另一方面，又可改善数位课程不如面授课程可与讲师立即互动的缺点。数位课程通过网络提供学习机会，不受时间与地域之限制，并可逐步扩展修习对象至一般公务员或对档案管理有需求、兴趣的人，因此，该馆启用后，广受好评，截至2010年12月底，累计学员数为91 2人，累计通过学习认证时数者为11133人次（请参见图2），每年，以倍数稳定成长。
图1档案教育学习馆首页
图2数位课程成长图
5.4支援培训。本局以有限之人力、经费，实难满足所有机关档案管理人员培训需求。基于上级机关对所属机关业务督导之责，因此，本局亦鼓励各机关对于所属机关办理相关人员培训课程，各机关可借由派员参与本局训练，培育机关之种子师资。对所属机关施以相关训练外，如有需要，也可来函请本局支持讲师，办理培训授课事宜。依据历年统计，本局支持各机关所办理之培训，每年,训练1000人次～2100人次不等。
5.5观摩及辅导。档案专业培训，除规划课程内容与设计教学方法，以增加学习诱因与成果外，观摩学习、实例分析亦能提供印象深刻之标杆学习效果。因此，本局于2003年即规划办理绩优机关档案管理及人员之评奖活动，评选绩优机关颁予“金档”奖，遴选绩优档案管理人员颁予“金质”奖，借由机关相互标杆学习及人员相互交流，达到最佳实务典范的建立，相互观摩学习之加乘效果。
另， 200 年～2009年，本局规划组成机关档案管理服务团，采取主动出击的方式，择选部分县市政府实地辅导，以其档案管理现况为例，个案辅导并提供改善建议，甚至邀集该县市政府所属机关或邻近之其他机关一起参与，借由实际个案观摩、分析、诊断及辅导，从实务经验分享提升档案管理人员相关知能，已完成台北市政府、台中市政府、台南市政府、高雄县政府、桃园县政府、彰化县政府、台东县政府、云林县政府等9场次服务团工作。
5. 公务人员基础训练。档案管理工作要做得好，不仅需要有专业尽责的档案管理人员，更需要各机关公务人员档案管理基本概念的落实。进而于办理各项公务时，重视各种公务记录之归档，并配合相关档案管理之要求，方能真正达到档案管理之功效，留存有价值之档案。因此，本局经过多年努力，终于获取“考试院”同意，自2010年起，于公务人员基础训练中，开设《文书与档案管理》课程，扩大档案管理概念之推广层面，并能落实推动扎根工作。
未来展望
随着社会民主开放的脚步，民众要求知的权利，政府机关对档案管理的重视程度势必与日俱增，档案管理人力之培训需求也会相应增加。因此，本局未来对于机关档案管理人力之培训，仍会秉持一贯理念赓续办理，充实课程内容之多样性，拓展其广度及深度，使新任或资深之档案管理人员，皆有合适课程可学习。一方面，可让档案管理新手得以顺利、迅速学会基本档案管理知识技能，另一方面，期望能让资深的档案管理人员或主管，得以持续学习更深的学理及管理知能；并且，规划与其他公务员学习平台合作，使档案管理专业数位课程能借由不同数位学习平台，让更多人可以选读，希望将档案管理的观念，落实到各机关每个承办人员，能于承办各项业务时，重视所产生之各种公务记录，并妥善保存、管理及提供各界运用，以发挥档案最大之效益。
附录“档案管理局”档案教育学习馆课程一览表
（作者：台湾档案管理局档案征集组组长 中华档案暨资讯微缩管理学会会员来稿日期：2011-08-18）
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发表于 2020-7-6 09:27:21
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