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中图分类号：C93 文献标识码:A 文章编号：1001-0145（2011）11-0102-01
摘要：中职学校学生档案管理工作是学校档案工作的一个重要分支。学生档案是学校对学生基本信息的了解的基本依据，是学生毕业后用人单位选拔使用、培养人才的重要依据，是做好学生管理工作的重要手段。但是，目前中职学校的学生档案管理还存在一些问题，所以，应完善学生档案管理的相关制度，加快学生档案计算机网络化管理的建设，充分挖掘档案的利用价值，为毕业生就业服务。
【关键词】：中职学校 学生档案管理 问题 解决办法
中职学校学生档案是学生从人学到毕业期间学习、生活及各种社会实践的生活记录，是中职学生就业及今后各级组织选拔、任用、考核的重要依据，更是每个学生由学校走向社会的重要人生履历。在目前就业竞争激烈的情况下，中职学校学生档案作为毕业生的一项重要凭证，有着非常重要的作用。目前中职学校学生档案的管理有着诸多弊端，加强管理、改革学生的档案管理尤为重要。本文从以下几个方面探讨学生档案管理存在的问题和解决办法。
一、中职学校学生档案管理存在的问题
中职学校学生档案管理的目的在于对学生在校期间，以及在毕业生追踪调查中所形成的各种材料进行整理、归档，提供学生档案的查阅、借阅服务及毕业学生档案的转递、管理等工作。长期以来，由于诸多原因，中职学校学生档案未能得到应有的重视，致使档案材料收集不全，质量不高，不能准确全面地反映中职学校学生的全貌，甚至出现档案丢失等现象。当前中职学校学生档案管理主要存在以下几个方面的问题。
1.学生档案管理体制不完善。
学生档案是学校档案的一个分支，但是，中职学校往往只重视教学和其它管理的档案工作，对于学生档案工作的重要性没有认识到位，没有将学生档案管理工作提到议事日程，在档案管理二级机构中没有配备专职人员，没有进行必要的检查监督和指导.没有将学生档案管理与档案管理部门的业绩挂钩，没有进行有关的制度建设，不重视学生档案管理工作，缺乏领导重视，管理体制明显不完善。
2.学生档案的收集整理不规范。
目前中职学校学生档案一般由学生管理部门进行统一管理，并将学生档案的整理交由院系来完成。由于学生管理部门没有配备专职人员，加上学校缺乏监督检查和业务指导，导致学生档案的收集整理缺乏标准化、规范化，错误百出，如文字材料纸张规格不一、书写不规范、用圆珠笔书写、错别字连连、学年度班主任鉴定千篇一律、材料缺失等。
3.学生档案的查阅、借阅等服务环节功能不完备。
档案收集不及时，整理、服务环节跟不上等，导致学生档案只成为“废纸”一堆，无人查阅，也无法查阅、借阅，不利于中职学校教师了解学生，因材施教。
4.毕业学生档案的转递、管理等工作不尽完善。
目前，中等职业教育学校学生档案在毕业时可移交人才交流中心保管，成人档案仍由学校管理，这两种方法都有相同的弊病。
二、解决中职学校学生档案管理的办法
1.提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制。提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深人进行档案法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
2.加强人员配备，搞好档案设施建设。为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的政治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。
3.加强档案化建设，提高现代化管理水平。档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采用计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。
4.加强档案整理和研究。学校档案工作应坚持“以我为主”的立卷归档原则，着重本单位形成的文件材料，上级针对本单位制发的文件材料，本单位公务活动形成的重要会议材料、协议书、劳动工资等方面的材料。文件材料齐全后，要根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。建立健全学校档案，实行档案管理，有利于对学校的正确评估，有利于对教师和学生的全面考核，有利于查找和使用历史资料，有利于学校进行科学管理，有利于提高教育教学质量，只要努力把学校档案建好、管好、用好，就一定能把学校办好、办出成绩，办出特色，办出水平。
总之，中职学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分，我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时，要做到主动提供服务，使档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料，注重档案的收集质量，提高档案的利用率，又要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科学的态度，把学校档案工作做得更好，使之发挥出更大的作用。
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发表于 2020-6-3 01:01:03
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