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中图分类号：G413.3 文献标识码：A 文章编号：1003-2138（2011）11-0319-01
【摘要】：学籍档案时学校档案的重要组成部分，也是学校档案中所占数量较多的一部分，它真实的记录了每一位学生在学校的成长历程。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。笔者结合实际工作体会，分析现阶段高校学籍档案管理的现状及存在的问题，并就如何加强高校学籍档案管理进行探索和思考。
关键词：档案管理；高校学籍档案；问题；思考
学籍档案是指学生从入学到毕业离校形成的大量具有查考利用价值的档案材料，主要包括学生学籍（学年评语表、考试成绩登记表）、学生思想政治品德考核表、毕业登记表、健康表、体育合格表等。学籍档案也是在学校学习、实践中形成的具有保存价值的各种人事文件材料。它不仅是学生在校期间各方面的表现及重要社会实践活动的真实记录，而且还是反映现实德、智、体、美等综合素质以及学生家庭关系、社会关系以及经济状况的重要原始材料，也是学校考察、培养、教育学生的第一手段，更是每个学生由学校走向社会的重要人事档案形成的基础。
近年来，随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加，原有的学籍管理模式已经不能适应高校发展的需求。此外，随着高校扩招和毕业生就业形势的日趋严峻，高校学籍档案作用日益显著。为此，加强学籍档案管理，使其发挥相应作用，是学籍管理者应当思考与注重的问题。
一、高校学籍档案管理现状及存在的问题
（一）档案管理工作不完善，缺乏规范性。
高校学籍管理普遍没有统一的、详细的、符合实情、可以遵循的规章制度，而学籍档案形成时间长、来源分散、设计部门多、工作量大、缺少规范管理，便致使管理职责范围不清，部门间工作人员相互协作欠缺，客观上造成学生档案管理的不认真、不严谨。
档案材料内容空泛，不能真实反映学生综合素质。其集中体现在毕业生鉴定和平时考核方面，内容平淡空洞，评语格调一致，缺乏个性特点。因毕业生档案材料的内容只记载其在校学业、成绩及政治表现，而学生的社会活动能力、组织创新能力等综合素质方面的材料却没有反映。
学籍原始档案不完整，整理不规范。学生毕业前学籍档案大多由学生所在班级的班主任负责填写、保管，个别班主任的档案记录不规范，有的使用圆珠笔、铅笔填写，造成字迹模糊不清，不利于档案长期保存；有的未按要求填写，经常出现缺栏少目或填错信息等现象，使学籍档案不能准确、完整地反映真实情况；由于装订不规范，档案资料卷内没有目录、页码的较多，故查找不便。
（二）学校领导对档案管理工作不够重视。
学籍档案发挥的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，容易被学校领导忽视。在高等院校，档案管理工作普遍未得到领导的重视，其档案办公设备陈旧、场地面积不足、缺乏专项业务经费和专职的档案管理人员。
（三）档案管理人员素质有待提高。
高校学籍档案管理人员整体素质不高，主要表现在档案管理队伍结构不优化，人员年龄呈现中年化趋势，知识层次及专业素质均不够高。档案管理部门在学校往往属于从属地位各院系都没有专职学生档案管理人员，而兼职人员事情多、任务重、流动性大，既缺乏档案专业知识和理论素养，也缺乏专业水准。档案管理队伍观念陈旧，业务水平低，工作积极性不高，经常为能及时按照档案管理工作需求收集、整理、分类、归档材料，导致学生档案资料残缺不齐。此现象严重制约学籍档案管理工作的发展。
（四）档案管理模式和工作方法落后。
目前，学籍档案管理相对落后，主要表现在利用现代化技术进行开发利用的程度有限，大多数高校学籍档案管理模式和工作方法仍是手工操作。其未能从根本上改变档案管理利用率底、信息涵盖不全等问题。然而，随着招生规模的不断扩大，学术档案数量大增，呈现质量要求趋高、流动速度加快、存放时间短、就业方式多元化、投寄单位多等问题，传统的手工管理手段已经远不能满足使用者的要求，而且制约着学生档案管理的发展。即便辅助以计算机管理，也仅限于学生基本信息及简单检索查询事物，未能充分发挥计算机管理效能，达不到雅纸化电子档案、图像、声音、文字三位一体的立体化档案效果，也谈不上建立起档案信息管理系统。
（五）学籍档案的开发利用不够，缺乏后续管理。
许多高校没有制定学籍档案管理工作实施细则，不利于学生档案的整理和长期保管，故降低了其凭证作用和有效开发利用。学校相关部门宣传力度不到位，加之高校学生档案意识薄弱，致使学籍档案管理出现诸多问题，学生“弃档”现象突出。
档案管理部门和档案管理工作者对档案管理工作缺乏足够认识和了解，缺乏后续管理。很多高校学籍档案的管理仅仅停留在简单的收集、整理、归档，未真正对档案信息进行深加工，也未能更好地为教学管理、领导决策、学生就业服务。由于受到学籍档案管理保密性及工作效率的制约，档案的利用局限在一个较小的范围内，其中查询方法落后、查询手续繁琐、查询面较窄等问题。严重影响了学籍档案的利用效益。
二、如何加强高校学籍档案管理
（一）建立完善规范的档案管理制度，注重档案质量管理。
职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保密管理、传递送交和管理职责等各项规章制度，做到有章可循、有据可依、照章办事；主管部门应加强协调，切实改变各部门各自为政、各行其是的局面，从而使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样得到贯彻执行。
以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用，建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。使档案管理工作得到完善，并具有规范性；树立档案意识，不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，从而完善档案管理工作。
（二）提高档案意识，加强领导对其的重视力度。
学籍档案的管理是高校管理的重要组成部分，学籍档案的质量直接反映了学校的管理水平，领导重视是学籍档案规划管理的关键。学校领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高意识，转变观念，认清档案管理的重要性。重视档案数字化的大势所趋，高度重视档案网络信息化、数字化建设，以较高的工作质量来促进档案质量。各级党政管理部门和教学系管理部门都必须牢固树立质量意识，都得提高对学籍档案重要性的认识，并做好对下级工作人员的工作指导。
（三）加强档案管理队伍建设。
重视档案干部队伍建设，使队伍结构不断优化，建立一支科学、优化、稳定的档案管理队伍。为档案管理人员创造提高业务水平和专业能力的平台。形成由学校领导分管、校办主任主管、专职档案人员负责、兼职档案人员配合的档案工作网络体系，为学校档案工作的正常开展提供可靠的组织保障。
组织开展相关的业务培训和学术交流活动，使档案管理人员的业务水平、工作效率和运用现代化设备的技能全面提升。
建立相应的岗位责任制，与考核制度相互制约，形成“目标管理”的公共环境。务必保持档案管理队伍的相对稳定，充分调动档案管理人员的积极性、能动性、创造性，从而促进档案工作与学校各项工作的协调发展，更好地为学生就业服务。
（四）健全档案信息管理体系。
随着网络技术的发展，人事档案管理制度改革的不断深入，传统的手工管理方式已经不能满足信息时代的要求，传统的管理模式和手工方法将被打破。提出科学、规范、标准的操作方式，并统一工作标准。使档案部门与有关部门密切配合，在一定程度上实现档案工作和学校主要职能活动的同步管理，多途径的尝试信息分类的实践，务实档案工作实践的档案分类方案。
学籍档案管理应实施“两步走”战略：一是纸质个人档案，二是电子档案。并建立档案信息管理体系，以电子档案库为基础，在新生入学时就建立一个有着个人详细资料的电子档案库，随着档案材内容的增加而增加。档案管理人员要做好档案信息资源的收集和保管，还要了解用人单位的要求，扩大服务内容，利用信息技术全方位地向用人单位展示毕业生资源，树立学习良好的形象，建立起一套科学、高效的学生档案管理体系。其中，以信息技术广泛应用为主导，档案信息资源建设为核心，信息网络为基础，信息人才为依托，档案信息法规、政策、标准为保障。
（五）开发利用信息资源，引入现代化手段，做好后续管理。
档案部门应积极探索利用途径，不断丰富检索工具，围绕学校的中心工作和重点任务，分析档案需求信息，突出主动服务的特色。
利用现代化技术进行开发利用档案信息资源，对数据繁杂、表格规格多样、内容涵盖量大等这些材料进行电脑管理，务实档案部门现代管理；依托现代技术，制备出多层次档案研编成果，力求满足利用者的需求，深化档案研编的层次；在办公自动化的条件下，教学部门定期对在校生成绩进行计算机著录，待学生毕业后形成一份完整地纸质材料交给档案部门，档案部门做好后续管理；提高档案使用效率，使传递快捷成功。档案部门要建立一套完善的管理系统，毕业生毕业材料必须全部输入进去，使其作用得以真正发挥。
（六）增强意识，努力提升自身综合素质。
首先，档案管理人员应树立现代管理意识。第一，要树立档案意识。高校学籍档案管理工作是一项服务性很强的工作，为学校的教学工作和学生服务。故档案管理人员必须树立档案意识，学校领导应加强学生的档案意识。第二，要增强服务意识。积极主动地与有关部门和教研室联系，踏实、认真地做好本职工作，端正服务态度。要善于与人交流，建立良好的人际关系，并且具有灵活的社会交往能力和巧妙的协调能力、快速的沟通能力以及对环境的适应能力等。第三，要树立法律意识。学籍档案管理也是一项政策性很强的工作，必须按照国家的有关法规定进行管理。档案管理人员要树立较强的法律意识，努力学校《档案法》及国家有关学历、学籍管理方面的法律知识和学校的规章制度。同时，档案管理人员不但要有严谨的工作态度和良好的服务意识，而且要有高度的责任心和较强的综合能力。
其次，档案管理人员应具备过硬的业务素质。学籍档案管理工作是一项业务性很强的工作，故管理人员必须熟悉业务，工作才能得心应手，管理人员才能做到心中有数，才能及时有效地做好工作。同时，管理人员要有严谨的工作作风和开拓创新的精神。不能凭个人主观意愿、凭工作经验办事，更不能感情用事，还要有勇于开拓创新的精神，积极专研业务，在工作中发现问题并解决问题，此外，管理人员要熟练使用计算机，提高工作效率，从而能够十分便捷地统计、查询、检索学生学籍的各类信息，务实管理工作的科学性和时效性。
总之，学籍档案是学校档案管理工作的一个重要组成部分，而档案质量是档案的生命线，故做好档案质量具有深远的作用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，并且具备过硬的自身素质，从而使档案质量不断提高，务实档案管理工作。
参考文献：
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[2]戈小宁.新形势下高校学籍档案管理存在的问题与对策[J].运城学院学报,2008(3).
[3]史柳萍.高校学籍档案管理中存在的问题及其应对[J].兰台内外,2001(4).
[4]曹红英.高校学籍档案管理问题探析[J].时代文学,2010(2).
作者简介：杨韶妍（19 4―），女，云南临沧人，临沧师范高等专科学校教务处讲师，研究方向为汉语语言文学。
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