服务为本,协调管理――浅谈行政部门在小型企业管理中发挥的主要功能

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中图分类号：F270.7 文献标识码：A 文章编号：1003-2738（2011）11-0357-01
　　
　　 【摘要】：现代小型企业中的行政部门应该综合有效地发挥其服务为本、协调、管理三大功能，适应企业发展需求，提高企业经营效益。
　　 关键词：行政管理；小型企业；服务；协调；管理
　　
　　 由于企业规模小，人员少，内部行政管理事务非常繁琐复杂，再加上小型企业出现权责不清的情况时，习惯把一些边缘性事务扔给公司的行政部门，所以小型企业的行政部门工作就显得更为复杂和琐碎了。因此行政部门应该在繁复琐碎事务中认定自身在企业中发挥的主要功能和作用，那就是以服务为根本，协调上级下属、员工之间、企业内外关系为核心，辅助老板进行管理的服务、协调、管理三大功能。
　　 一、小型企业行政部门的基本工作职责和内容
　　 1.工作职责。
　　 小型企业行政部门的工作范围涉及到日常事务管理、外部沟通联络、人事管理以及企业形象建设和文化宣传等。
　　 2.工作内容。
　　 （1）、日常事务管理。
　　 行政部门日常事务工作的好坏对企业是否能够顺畅运营起到非常关键的作用，如会务安排、前台岗位的管理、办公用品采购事务管理、零星修缮、部分固定资产、安保、卫生、环境、车辆的管理等。
　　 除以上日常事务外，行政部门还要协助起草、修订公司各项管理规章制度，完善日常行政工作的组织与管理。
　　 （2）对外联络和外部沟通。
　　 行政部门在协调内部管理的同时，还要兼管企业对外联络事务，和相关政府部门、常年客户及长期合作伙伴保持良好的沟通。主要工作内容如企业证照年检及资质审核、企业外部事物办理、负责与政府职能部门的沟通、负责与客户及合作伙伴的沟通、维护长期合作伙伴关系等。
　　 （3）人事管理。
　　 由于企业规模小，人力资源管理与开发职责通常都划分至小企业的行政部门，具体的工作内容如：人事政策制定、招聘、录用及合同解除、绩效考核、薪酬福利、员工培训、外地员工落户或居住证办理、考勤及休假管理、工作纪律等。
　　 （4）企业形象建设和文化宣传。
　　 小型企业在建立和发展之初更应注重企业形象的树立，企业形象包括企业精神形象、企业环境形象以及企业员工形象。行政部门作为对外形象窗口，协助老板创建一系列有利于树立企业形象标准的规范和制度，并有效运用在日常管理中，加强企业对员工的凝聚力、感召力、引导力和约束力。具体工作内容如：树立企业的品牌形象、创造良好企业环境、制定员工日常行为规范等。
　　 企业形象是企业文化的表现之一，企业文化不但能反映出企业生产经营活动中的战略目标，群体意识价值观念和道德规范，还能凝集企业员工的归属感、积极性和创造性，引导企业员工为企业和社会的发展而努力，因此即便是小型企业，也应该注重企业文化的建设和宣传，小型企业的行政部门在强调企业精神的同时，有时更是为企业在开拓市场上做好后援工作，具体工作内容包括：建设和维护企业网站、宣传企业正面新闻、联络维护媒体关系、甄选加入同行业社会组织等。
　　 二、行政部门在小型企业中发挥的主要功能
　　 如上文所述，小型企业行政部门的事务繁琐复杂，有些事务甚至还很难形成操作流程和管理系统。因此，行政部门人员必须明确自身部门在企业中所起到的主要功能作用，顺应企业的发展方向，切实解决企业问题，才能更好地在企业中体现自身价值。
　　 1.服务功能。
　　 服务是企业设立行政部门的根本目的，小型企业设立行政部门主要是为公司发展和员工工作、生活等提供服务。每个老板都想把企业做大做强，收入和成本是老板紧抓的两大经营元素。许多小型企业老板觉得，业务收入靠一线销售员工，理所当然要十分重视，而行政部门恰恰是企业运营的成本，很容易被老板看作是企业的负赘。因此，行政人员必须认清自己在企业中的地位，端正好工作态度，以服务企业为根本，想老板所想，把老板和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究市场形势，考虑企业的发展战略，探讨企业的组织架构，任用企业的各种人才，实施企业的经营方针，解决企业所面临的重大问题。
　　 为了更好、更专业地为企业、老板、员工服务，小型企业的行政部门针对繁琐的事务有时也必须建立一套系统的服务流程，在切实有效的日常运用中健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的一套规范，让老板和员工在遇到日常工作问题时及时找到针对性的解决方法。除了建立相关服务流程之外，行政人员应在平时注意提高自身素质、丰富自身的专业知识和技能。虽然行政部门的奉献在企业运转中是默默无闻的，但行政工作没有高低贵贱之分，行政人员应该明确自己的工作分工，结合已经具备的高度服务意识，完成自己职责范围内的工作，当然，在遇到权责不明但又责无旁贷的工作时，也应有主动服务的意识。
　　 2.协调功能。
　　 协调是企业行政管理的核心。
　　 小型企业的老板在规划公司战略或做出最终决策前，大多会召见行政部门主管，说明自己的目的、愿望或构想，希望通过行政部门的协调、沟通、施行，圆满达到自己的目的。因此，企业行政管理者绝不能简单地以传达领导的命令为目的，也不能盲目地以权压人，行政部门应该主动做好各方面的沟通，在充分沟通的基础上做好协调，以老板目的为宗旨，从员工的角度和立场出发，平衡好两头的关系，用婉转、和谐的方式达成老板最初的愿望。
　　 再如员工和员工之间关系的协调，有时也需要行政部门起到桥梁作用，如公司大型活动、市场推广、各类会议等事务中会出现两个或以上部门间或员工间的合作、衔接问题，除互相主动沟通外，有时候就会让公司的行政部门进行协调。行政部门通过了解具体情况、征求双方意见、做出客观分析、整理汇总制定出部门之间各个事项上的操作流程，协调解决两个部门、员工间的问题。
　　 行政部门还要负责协调和优化企业外部关系。企业要享受政府扶持政策、得到客户的长期需求以及伙伴的长期合作等，除老板、业务员日常维系关系外，行政部门要在处理这些对外事务上注意两方的立场和利益，协调好多方关系，达到企业最初目的同时也要维护好企业良好的形象。
　　 3.管理功能。
　　 小型企业的行政部门为企业提供优质服务以及协调好各方关系，管理功能也同时体现出来。行政部门的管理简单分为内部管理和外部管理。
　　 内部管理，企业行政部门制定的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表既便于企业员工的日常工作需要，同时行政部门还应通过这些标准对企业运营、员工工作表现等进行督促和监管，要通过合理的方式，充分利用和合理调配企业的人力、物力、财务、技术等资源，为企业开源节流、提高经济效益，加快企业的发展。
　　 外部管理，也就是我们通常所说的公关关系管理。现在小企业的老板都越来越重视企业的公关工作，行政部门作为企业对外的窗口，代表老板和企业的形象，也需制定针对分门别类对外关系的各种方案措施，加之有效地管理和施行。
　　 三、综合发挥行政部门主要功能，有效提升小型企业管理效益
　　 小型企业资源有限，行政部门应该明确自身的工作内容，提高服务意识，综合发挥部门在企业中的主要功能，切实有效地为企业降低经营成本，提高运营效率。企业同时也要加强制度建设，以先进的理念为指导，以良好的机制来激励，以完善的体制来管理，以协调的团队来谋求发展，提高行政人员的业务素质和自身综合素质的发展，而行政人员一旦认清了自身职责和树立起正面的工作态度之后，就会产生工作热情，就会更主动地工作，顺应小企业管理工作的需要。
　　
　　 参考文献：
　　 [1]《行政管理学》夏书章 中山大学出版社,2003年第3版。
　　 [2]《企业行政管理实务》李瑛珊 北京大学出版社 2011年第二版。
            
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