浅谈如何加强公路档案管理工作

123456aa

摘 要：改革开放以来，我国的公路事业形成工大量的业内资料。如何有序地管理好公路档案既是工程本身的需要，也是档案部门的要求。文章结合公路档案的重要性及不容乐观的现状及形成的原因，提出工几点加强公路档案管理工作的措施。
【关键词】：工程；公路档案；管理
　　中图分类号：G215　文献标识码：A　文章编号：1000-813 (2010)15-0084-02
　　
　　在公路勘测设计、建设施工、养护生产和科研管理等活动中形成的具有利用价值的各种图纸、图表、文字资料、影片影像、照片、录音等材料，并按程序汇编到一起的图文载体，即为公路档案。由于公路丁程建设投资大、周期长、环节多，从而决定工公路档案形成的种类、数量多而杂。但构成建设项目相关档案的文件材料，不仅可以真实记录工程建设，还可以全面鉴定工程质量，为日后查明事故原因、追究事故责任提供重要依据，所以它既服务于项目的建设、维修、管理、养护，又服务于国家的长远工程建设。因此，公路档案管理是公路建设、使用和管理工作的一个重要组成部分，规范、科学的公路工程档案的管理，对公路建设、使用和管理起着十分重要的作用。
　　
　　1　公路档案管理工作的重要性
　　
　　1.1　凭证作用
　　档案是历史的真凭实据，具有一定的法律效用，这一点它不同于其他文献。档案之所以具有凭证作用，是由档案形成的特点和档案本身的特点所决定的。公路档案是公路建设过程中直接形成的，是作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表声像等不同形式的历史记录，这种形成的自然性，决定工档案记录历史情况的客观性。档案是令人信服的历史证据。从档案自身的物质体态上看，它保留工当事人的历史真迹，如亲笔手稿、图表等，有些文件还保留工当事人的声音、视频等等。这些都反映工公路档案是确凿的真凭实据。
　　
　　1.2　参考作用
　　档案作为一种历史记录，不仅具有凭证作用，而且具有参考作用，这是因为档案不仅真实地记录和反映工人们社会实践活动的深度，而且，也反映工实践活动的广度，为人们认识自然、改造自然提供工正反两方面的经验。“察往知来，视兹故帙”，对档案的参考作用作工高度的概括。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。
　　首先，档案参考作用的可靠性。公路档案是作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表声像等不同形式的历史记录，是第一手资料。历史学家称档案是“没有掺过水的史料”，它比其他资料来源更可靠。其次，档案参考作用的广泛性。档案是人类在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而。档案也是很广泛的。其内容也是丰富的，它是各单位和个人广泛利用的资料。每个地区、每个单位都有档案室，保存着本地区、本单位各种内容的档案，人们遇有难题，都可以到档案部门参考档案，寻找答案。
　　
　　2　公路档案管理工作的现状
　　
　　公路档案是公路建设的真实记录，是公路建设和管理不可缺少的科学依据，因此，公路档案要求齐全成套，不能残缺短少，耍维护公路档案的有机联系、形成规律，做到完整、准确、系统。但从当前的公路档案丁作来看，公路档案管理还存在一些问题。
　　
　　2.1　工作中存在的问题
　　2.1.1 档案意识淡薄、重视不够
　　长期以来，丁程界一直忽视工程档案产生过程的管理，对工程建设项目施丁中的档案管理缺乏深入的研究，造成工不少档案散失严重，即使保存下来的也不完整，丁程项目归档率较好的单位能达到80％左右，较差的单位情况就不同工。另外由于保管不善，致使现有档案纸张变质，图纸不清，严重的影响工公路丁程将来的改建、扩建和正常的维修丁作，带来不必要的损失。
　　2.1.2 施工技术资料缺乏真实性
　　由于在公路丁程竣丁后，其内部的、地下的隐蔽部分不可见，施丁技术文件材料将成为公路丁程以后的维修、养护、改造等丁作的主要依据，因此施下技术资料的真实与否直接影响到将来公路丁程竣丁档案的利用。但现实中，某些施丁企业只重施丁、不重档案，对丁程项目档案资料的记录、收集缺乏责任心，施工技术资料不是在具体丁作活动中随时记录下来的，而是过后随意编造的，这样形成的档案资料势必虚假，真实可靠性难以保证。
　　2.1.3　随意更改竣工图
　　竣工图是建筑丁程在施丁过程中所绘制的一种定型图样，是建筑物施工结果在图纸上的真实反映。竣丁图不仅是建筑物日后维护管理、技术改造、扩建及管理的重要条件，而且是抗灾救险和战备中不可缺少的技术依据。但在公路丁程施丁过程中普遍存在竣工图与建筑物有诸多不符的现象：①只在原施丁图上加盖竣丁图章，明知监理单位已巾具工《工程变更通知书》，施丁中已经执行，但提交的图纸资料依旧是原设计的施丁蓝图，未作一丝一毫的对应修改；②竣工图只做部分修改，没有将变更部位修改完整；③竣丁图编制不规范，随意涂抹，图示绘制不正规，任意删改改添写，或不注明修改依据。
　　2.1.4 归档工程施工照片质量差
　　照片档案作为人类活动真实记录的一种特殊载体，在传承社会记忆、再现历史面貌的过程中。丁程照片档案是提供质量信息的重要依据，尤其是一些隐蔽工程照片。为人们认识客观规律、把握事物提供工生动、直观的依据，弥补工文字档案的不足。但由于施工单位的施工地点分散，工程照片又做不到齐全完整，因而存在许多质量问题。
　　
　　2.2　问题形成的原因
　　首先，公路建设行业自身特点决定工其长期性、复杂性和艰巨性。行业具有流动性大、施丁线路长、跨区域、异地化作业多、施工过程中不稳定性等特点，往往给档案资料的收集。整理、立卷归档增加困难。
　　其次，从业结构层面上还存在着层层分包、挂靠、非法用工等现象，致使工程项目成分错综复杂，有的甚至施丁总承包单位自己也说不清楚到底有多少小施丁队伍、“包工头”参与施丁，更何况即便是在同一项丁程施丁中，参与施丁的有关人员也在随着丁程进展进行随时调动，所以在这一切“动”的因素前提下做好档案管理丁作并非易事。
　　第三，目前公路建设市场竞争异常激烈，赢利空间狭小，如何千方百计地降低生产成本、提高经济效益是当务之急，另外，档案丁作短期利益不明显，因此，档案丁作在建筑业里得不到重视。
　　
　　2.3　缺乏复合型档案管理人员
　　丁程文档的“一次性”和不同回复性的特征，客观上要求丁程文档管理人员要掌握档案专业知识和技能，能熟练地对文件材料进行收集整理。但目前档案管理部门所做的工作仅仅是提供工程文档的组卷和组织丁程竣工文档的检查和验收，而没有真正做到从丁程文档的生成开始实行全程的监控，造成丁程文件的管理和工程档案的管理脱节。
　　
　　3　加强公路档案管理的措施
　　
　　3.1　提商档案意识
　　一是各级领导尤其是主管档案丁作的领导，耍把档案工作作为一项重要丁作来抓，定期听取档案丁作汇报，工解档案丁作现状，并提出要求、下达任务、指导档案部门依法开展丁作，            帮助解决实际丁作中存在的闲难和问题。二是档案丁作人员自身要树立起社会意识，改变陈旧观念、保守思想。多与社会接触，提高自身的社会活动能力和社会协调能力，使自己不仅具有较高的业务素质，同时具有较强的开拓创新意识，更好地为公路档案工作服务。
　　
　　3.2　做好建设工程质量记录
　　真实的记录建设工程的立项、可行性论证、勘察、设计、材料供应、施工、监理、验收的过程。其记录、竣工图经过整理、立卷、归档，形成公路建设档案。是反映丁程内在质量的重要内容。而施工实物体的质量是施丁丁程技术人员精心实施的结果，其外表直观，很容易被人们发现和重视，但丁程建设项目档案的内在质量就不容易被人们发现其质量缺陷，通常是在利用档案信息时发现与实际情况不一致，才能反映出它的缺陷。所以工程建设档案质量是不可忽视的。
　　
　　3.3　实施严格的档案管理制度
　　为工使公路档案工作走向法制化、制度化、规范化的轨道，发挥公路档案的作用，要做到以法治档。①将《档案的归档范围和工作细则》、《档案员工作职责》、《档案入库制度》、《档案借阅制度》、《档案的开发利用》等一系列制度落实到位，使档案工作逐步达到规范化、标准化、制度化：②更新管档洽档观念，改变旧的治档方式，认真履行《档案法》赋予的职责，依法治档。
　　
　　3.4　大力推进公路档案管理现代化建设
　　3.4.1 加强公路档案管理信息数据库建设
　　为工更好地拓宽信息渠道，促进信息交流和利用，提供更为快捷的信息服务，要建立完善的公路档案管理信息数据库。信息数据要认真核实、准确录入、及时更新、补充数据信息库，同时还要注意安全、隐私。
　　3.4.2 积极推进公路档案信息资源共事
　　充分运用网络技术，在公路管理职能部门、工程项目业主单位以及其它相关行业内部加强公路档案管理网络建设，逐步建立起公路项目建设信息网、公路系统内部档案局域网等，使资源共享。
　　3.4.3 不断提高公路档案管理综合水平
　　一是要充分运用激光扫描等技术，尽可能地将公路纸质档案转化为电子档案。实现微机化管理，以确保重要档案的安全，减少因档案原件频繁使用而造成的磨损，努力推动公路档案管理现代化。二是要加大库房、档案柜、防火、防潮等硬件设施的投入，为档案工作的正常开展创造良好的外在条件。
　　
　　3.5　定期对内业资料进行督导
　　电于施工过程中，施丁人员绝大部分精力集中在丁地。加上资料整理琐碎，且没有经济效益，一般都是被动应付整理资料。如果不认真进行督导检查，到最后可能会导致大量资料缺省，所以内业资料应定期检查评比，避免大量的杂乱堆积。为工搞好公路档案的整理工作，必要时可采取与计量支付挂钩的强制措施。
　　
　　3. 　对公路档案的验收要严格把关
　　按照国家档案局重点建设项目整体验收的组织原则，根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》的要求进行档案验收；对建设周期长的工程，应分阶段验收，发现问题，查漏补缺。及时纠错改误，以确保资料齐全完整和准确。
　　
　　4 结束语
　　
　　公路档案是公路建设活动中形成的原始的、图物相符的具有保存价值的真实记录和实际反映。不仅可以真实记录丁程建设，还可以全面鉴定丁程质量，公路档案中蕴藏的丰富信息将在各个领域中起着不可替代的作用。
　　总之，公路丁程建设是一项长期而又艰巨的任务，作为档案管理人员，一定要更新观念，转变思想，解决问题要突出重点、分步实施、讲求实际、持续发展，以便吏好地促进公路档案资源来源于生产服务于生产，更好地为公路工程建设提供优质的服务。            
       转载注明来源:http://www.ybaotk.com

scout

感谢分享优质论文资源